Qué hace Arc en cada departamento

26 casos, por departamento. En todos, el agente lee lo que ya sabe la empresa, hace el trabajo y una persona firma lo importante.

CasoLee de ArcEl agente haceFirma una persona
Dirección3
ArcMEMORIA COMPARTIDADGDIRECTOR GENERAL«¿Cómo ha ido la semana?»El acta y las ventas de la semanaEl resumen del lunesEl resumen, cada lunes a las nueve✓ Nada: solo informaDGDIRECTOR GENERAL«Prepárame el comité del jueves»Actas anteriores y cifras de cada áreaPreparar el comitéEl dossier del comitéFirma: Lo envía DirecciónDGDIRECTOR GENERAL«¿Qué quedó pendiente del último comité?»Las decisiones del actaQue lo acordado se cumplaTareas a cada responsable y avisos si se retrasanFirma: Cambiar una fecha comprometida
«¿Cómo ha ido la semana?»El resumen del lunesUna página con ventas, firmas pendientes y lo que se ha torcido.
El acta y las ventas de la semanaEl resumen, cada lunes a las nueveNada: solo informa
«Prepárame el comité del jueves»Preparar el comitéDossier y orden del día sin pedir datos a cada área.
Actas anteriores y cifras de cada áreaEl dossier del comitéLo envía Dirección
«¿Qué quedó pendiente del último comité?»Que lo acordado se cumplaCada decisión del comité se convierte en tareas con dueño.
Las decisiones del actaTareas a cada responsable y avisos si se retrasanCambiar una fecha comprometida
Comercial3
ArcMEMORIA COMPARTIDACOCOMERCIAL«Hazme la propuesta para Grupo Ríos»Tarifa del mes y ficha del clientePropuestas en una mañanaLa propuesta en vuestro formatoFirma: El comercial, antes de enviarlaCOCOMERCIAL«Voy a ver a Horeca Levante, ¿qué sé?»Pedidos, incidencias y notas de otrosPreparar una visitaEl briefing de la visita✓ Nada: es internoCOCOMERCIAL«¿Qué ofertas siguen sin respuesta?»Ofertas enviadas sin cerrarSeguir las ofertas abiertasRecordatorios y borradores de seguimientoFirma: Cada correo que sale al cliente
«Hazme la propuesta para Grupo Ríos»Propuestas en una mañanaLa propuesta sale con la tarifa vigente y lo que sabemos del cliente.
Tarifa del mes y ficha del clienteLa propuesta en vuestro formatoEl comercial, antes de enviarla
«Voy a ver a Horeca Levante, ¿qué sé?»Preparar una visitaAntes de entrar, todo lo que pasó con ese cliente en una página.
Pedidos, incidencias y notas de otrosEl briefing de la visitaNada: es interno
«¿Qué ofertas siguen sin respuesta?»Seguir las ofertas abiertasNinguna oferta se queda sin respuesta por olvido.
Ofertas enviadas sin cerrarRecordatorios y borradores de seguimientoCada correo que sale al cliente
Marketing3
ArcMEMORIA COMPARTIDAMKRESPONSABLE DE MARKETING«Prepara el lanzamiento del bonito»La guía de marca y la última campañaUna campaña de lanzamientoLas piezas, cada una con su agenteFirma: PublicarMKRESPONSABLE DE MARKETING«Escríbeme los posts de la semana»La receta de tono y lo ya publicadoContenido con vuestra vozBorradores del calendario editorialFirma: PublicarMKRESPONSABLE DE MARKETING«¿Qué tal funcionó la campaña de verano?»Datos de las plataformasEl informe de campañaInforme y aprendizajes en la memoria✓ Nada: es interno
«Prepara el lanzamiento del bonito»Una campaña de lanzamientoEl encargo se reparte: textos, piezas, calendario y presupuesto.
La guía de marca y la última campañaLas piezas, cada una con su agentePublicar
«Escríbeme los posts de la semana»Contenido con vuestra vozPosts y correos que suenan a la casa, no a una IA.
La receta de tono y lo ya publicadoBorradores del calendario editorialPublicar
«¿Qué tal funcionó la campaña de verano?»El informe de campañaResultados y lo aprendido, guardado para la próxima.
Datos de las plataformasInforme y aprendizajes en la memoriaNada: es interno
Finanzas3
ArcMEMORIA COMPARTIDAFIDIRECTORA FINANCIERA«Cierra la conciliación de septiembre»Correo de facturas y movimientos del bancoConciliar el mesLa conciliación y la lista de pendientesFirma: Cualquier pagoFIDIRECTORA FINANCIERA«Pasa las facturas de octubre a contabilidad»Facturas recibidas y plan de cuentasFacturas a contabilidadLos asientos preparadosFirma: El envío a contabilidadFIDIRECTORA FINANCIERA«¿Cómo vamos de caja hasta enero?»Cobros, pagos y vencimientosPrevisión de cajaLa previsión y los avisos de tensión✓ Nada: es interno
«Cierra la conciliación de septiembre»Conciliar el mesFacturas cruzadas con el banco. Te llegan solo las que no cuadran.
Correo de facturas y movimientos del bancoLa conciliación y la lista de pendientesCualquier pago
«Pasa las facturas de octubre a contabilidad»Facturas a contabilidadLas facturas recibidas pasan solas a vuestro programa contable.
Facturas recibidas y plan de cuentasLos asientos preparadosEl envío a contabilidad
«¿Cómo vamos de caja hasta enero?»Previsión de cajaCobros y pagos de las próximas trece semanas, siempre al día.
Cobros, pagos y vencimientosLa previsión y los avisos de tensiónNada: es interno
Compras2
ArcMEMORIA COMPARTIDACPRESPONSABLE DE COMPRAS«Pide precio de envases a tres proveedores»Acuerdos y precios anterioresComparar proveedoresPeticiones y la comparativaFirma: El pedido: mueve dineroCPRESPONSABLE DE COMPRAS«¿Algún proveedor ha subido precios?»Correos y tarifas de proveedoresVigilar subidas de precioEl apunte en la memoria y el aviso a Comercial✓ Nada: es interno
«Pide precio de envases a tres proveedores»Comparar proveedoresTres presupuestos pedidos y comparados en la misma tabla.
Acuerdos y precios anterioresPeticiones y la comparativaEl pedido: mueve dinero
«¿Algún proveedor ha subido precios?»Vigilar subidas de precioSi un proveedor sube, Comercial lo sabe antes de presupuestar.
Correos y tarifas de proveedoresEl apunte en la memoria y el aviso a ComercialNada: es interno
Operaciones2
ArcMEMORIA COMPARTIDAOPJEFE DE PLANTA«Planifica la producción de la semana»Pedidos abiertos, stock y paradas previstasPlanificar la producciónEl plan semanal y las compras en borradorFirma: Cada compraOPJEFE DE PLANTA«Ha salido un lote defectuoso, ¿qué hacemos?»Incidencias anteriores y fichas técnicasIncidencias de calidadEl registro y la acción propuestaFirma: Parar un lote
«Planifica la producción de la semana»Planificar la producciónPedidos cruzados con stock y capacidad, con lo que va a faltar.
Pedidos abiertos, stock y paradas previstasEl plan semanal y las compras en borradorCada compra
«Ha salido un lote defectuoso, ¿qué hacemos?»Incidencias de calidadCada incidencia, con los casos parecidos y lo que funcionó.
Incidencias anteriores y fichas técnicasEl registro y la acción propuestaParar un lote
Logística2
ArcMEMORIA COMPARTIDALORESPONSABLE DE LOGÍSTICA«¿Qué envíos van con retraso?»Seguimiento de transportistasEnvíos sin sorpresasEl aviso al cliente en borradorFirma: El correo al clienteLORESPONSABLE DE LOGÍSTICA«Un cliente quiere devolver un pedido»Pedido, albarán y condiciones del clienteDevolucionesLa devolución y el abono preparadosFirma: El abono: mueve dinero
«¿Qué envíos van con retraso?»Envíos sin sorpresasSi un envío se retrasa, el cliente se entera por vosotros.
Seguimiento de transportistasEl aviso al cliente en borradorEl correo al cliente
«Un cliente quiere devolver un pedido»DevolucionesDe la petición al abono, sin que nadie persiga papeles.
Pedido, albarán y condiciones del clienteLa devolución y el abono preparadosEl abono: mueve dinero
Personas3
ArcMEMORIA COMPARTIDAPERESPONSABLE DE PERSONAS«Ana entra el lunes, prepara su alta»La receta de incorporaciónIncorporaciones sin olvidosLa lista de accesos y la bienvenidaFirma: Dar acceso a algo reservadoPERESPONSABLE DE PERSONAS«Criba los CV de la vacante de almacén»El perfil y procesos anterioresSelecciónLa criba y la agendaFirma: La respuesta a cada candidatoPERESPONSABLE DE PERSONAS«Cuadra las vacaciones de agosto»Peticiones, convenio y turnosVacaciones y turnosEl cuadrante propuestoFirma: Publicarlo
«Ana entra el lunes, prepara su alta»Incorporaciones sin olvidosQuien entra tiene cuentas, accesos y la guía de la casa el primer día.
La receta de incorporaciónLa lista de accesos y la bienvenidaDar acceso a algo reservado
«Criba los CV de la vacante de almacén»SelecciónCandidaturas cribadas contra el perfil, entrevistas agendadas.
El perfil y procesos anterioresLa criba y la agendaLa respuesta a cada candidato
«Cuadra las vacaciones de agosto»Vacaciones y turnosEl cuadrante cuadra solo y avisa de los huecos.
Peticiones, convenio y turnosEl cuadrante propuestoPublicarlo
Legal2
ArcMEMORIA COMPARTIDALEASESORA JURÍDICA«Revisa este contrato de distribución»Vuestras cláusulas y contratos firmadosRevisar contratosLas desviaciones marcadasFirma: La firma, siempre de una personaLEASESORA JURÍDICA«¿Qué vence en los próximos tres meses?»Contratos, licencias y segurosVencimientosAvisos con margen y el borrador de renovaciónFirma: Renovar o cancelar
«Revisa este contrato de distribución»Revisar contratosCada contrato, comparado con las cláusulas de la casa.
Vuestras cláusulas y contratos firmadosLas desviaciones marcadasLa firma, siempre de una persona
«¿Qué vence en los próximos tres meses?»VencimientosNinguna renovación ni plazo se pasa por olvido.
Contratos, licencias y segurosAvisos con margen y el borrador de renovaciónRenovar o cancelar
Atención al cliente2
ArcMEMORIA COMPARTIDAACATENCIÓN AL CLIENTE«Responde a la queja de este cliente»Historial, pedidos y acuerdosResponder con lo que ya se sabeBorradores de respuestaFirma: Lo que comprometa precio o fechaACATENCIÓN AL CLIENTE«¿Qué es lo que más se repite en las quejas?»Tickets y correos de clientesQuejas que se repitenEl patrón y la tarea al área responsable✓ Nada: es interno
«Responde a la queja de este cliente»Responder con lo que ya se sabeRespuestas que conocen el historial del cliente.
Historial, pedidos y acuerdosBorradores de respuestaLo que comprometa precio o fecha
«¿Qué es lo que más se repite en las quejas?»Quejas que se repitenLas quejas parecidas se agrupan y llegan a quien las puede arreglar.
Tickets y correos de clientesEl patrón y la tarea al área responsableNada: es interno
IT1
ArcMEMORIA COMPARTIDAITRESPONSABLE DE IT«Marta se va el viernes, quítale los accesos»Inventario de cuentas y permisosAltas y bajas de cuentasLas altas y bajas preparadasFirma: Cada alta o baja
«Marta se va el viernes, quítale los accesos»Altas y bajas de cuentasQuien se va pierde los accesos el mismo día. Queda en el acta.
Inventario de cuentas y permisosLas altas y bajas preparadasCada alta o baja

¿El vuestro no está?

Se empieza por el proceso que más os duela. Lo montamos con vosotros.

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